Verfahrensdokumentaion

von Administrator (Kommentare: 0)

In letzter Zeit häufen sich Anfragen der Finanzämter, insbesondere im Rahmen von Betriebsprüfungen und den seit dem 01.01.2018 zulässigen Kassen-Nachschauen, nach dem Vorliegen einer Verfahrensdokumentation.

Die Verpflichtung zur Erstellung einer solchen Dokumentation ergibt sich aus den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnung und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), welche bereits seit Anfang 2015 gelten.

Danach muss in den Unternehmen für jedes Datenverarbeitungssystem eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation mit folgenden Eckpunkten vorhanden sein:

  1. Allgemeine Beschreibung der Organisation des Unternehmens, der Betriebsabläufe, der Zuständigkeiten, Aufgaben und Tätigkeiten der Mitarbeiter,
  2.  
  3. Anwenderdokumentation für die eingesetzten EDV-Systeme;
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  5. Technische Dokumentation der EDV-Systeme;
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  7. Beschreibung des internen Kontrollsystems.
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Welche Folgen die Finanzverwaltung aus dem Nichtvorliegen einer Verfahrensdokumentation ziehen kann, ist noch nicht abschließend geklärt. Es ist jedoch davon auszugehen, dass bei durch das Finanzamt festgestellte formelle und materielle Mängel eine fehlende Verfahrensdokumentation sich nicht positiv auswirken wird.

Der vorstehende Kurzhinweis kann eine eingehende steuerliche Beratung ersetzen. Bei Fragen zum Themenkomplex „Verfahrensdokumentation“ setzten Sie sich bitte mit uns in Verbindung.

(Stand 24. Oktober 2019)

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